POUR EMPLOYEUR - Comment réaliser un entretien d’embauche en cabinet médical ?
Article pour employeur
Après avoir fait le tri des CV reçus (par e-mail, poste, téléphone, WhatsApp ou directement dans Medpro.ch), l’entretien d’embauche (en anglais interview ou job interview) est une étape cruciale dans le processus de recrutement. Suivre une procédure détaillée à l’avance est très important pour rester factuel et éviter de rentrer dans des considérations trop émotionnelles et en particulier d'avoir des préjugés sur les différents candidats. N’oubliez pas que l’objectif final de cet entretien d’embauche est d’identifier le candidat qui sera approprié pour le poste ouvert au cabinet médical ou dans l'organisation. Une bonne impression pendant les quelques minutes de l’entretien d’embauche ne signifie malheureusement pas toujours que la personne soit l’employé idéal pour le poste ouvert. Dans cet article nous vous donnons des idées pour bien structurer cet entretien d’embauche avec des questions possibles.
Préparation : présentiel ou online
Avant l'entretien d'embauche, il est important d'être bien préparé. Il s'agira de lire le CV du candidat en détail puis d'annoter les aspects positifs, ceux plus négatifs ou les zones d'ombre (ex. lacunes dans le temps).
Préparer un espace ou local adéquat pour réaliser l'entretien. Proposer de l'eau ou autre boisson au candidat. Après la pandémie de Covid-19, des entretiens d'embauche à distance (ex. avec Zoom, Skype) sont mieux valorisés qu'avant. Cette méthode peut être utile pour un premier tri des candidats.
A retenir - questions !
Pendant l'entretien d'embauche, essayez de poser beaucoup de questions et laissez le candidat s'exprimer. Certains experts relèvent qu'il faudrait laisser le candidate s'exprimer environ 80% du temps et vous (l'employeur) 20%.
 |
Salutations et anti-stress
Après une présentation réciproque, remerciez pour la candidature et de l'intérêt pour le cabinet médical.
En général, le candidat est stressé. N'hésitez pas à le calmer en utilisant une phrase du style : "Dans tous les cas nous n'allons pas prendre une décision aujourd'hui, restez calme et tout se passera bien."
Informez que l'entretien est confidentiel.
Si possible, expliquez comment l'entretien va se dérouler et sa durée (ex. 60 minutes). Plus d'informations à ce sujet en bas de l'article.
Vous pouvez rapidement présenter l'entreprise et expliquer le futur poste de travail.
Il peut être utile de mentionner l'interdiction de faire concurrence (art. 320 CO).
Posez ensuite différentes questions (vous pouvez en avoir écrites certaines à l'avance sur une feuille, c'est même fortement conseillé de suivre un plan précis pour cet entretien).
Questions à poser
Un bon moyen est de structurer en 4 types de questions (questions générales, questions comportementales, questions situationnelles, questions techniques/scientifiques/compétences).
A. Questions générales
A faire au début de l’entretien, ces questions mettent surtout l’accent sur le CV et les anciennes positions occupées par le candidat.
- Parlez-moi un peu de vous (en fonction du CV), qu’est-ce que vous faisiez dans votre dernier travail/poste (ou travail actuel si le candidat travaille dans un autre cabinet médical ou organisation médicale) ?
- Quel aspect de votre (ancien) travail trouvez-vous intéressant ?
- Parlez-moi d’une réussite que vous avez eue dans votre dernier/ancien travail ?
- Si cela concerne un poste à responsabilité (ex. gérant) - Quelles étaient vos plus grandes responsabilités dans le dernier travail ou poste X ?
- Quel aspect de votre (ancien) travail n’est ou n’était pas intéressant ?
- Comment avez-vous entendu parlé de ce poste ? (ex. sur Medpro.ch, autres sites d'offres d'emploi, réseau, etc.)
- Pourquoi avez-vous envoyé (postulé) votre candidature pour travailler dans cette pharmacie en particulier ? Autrement dit, pourquoi voulez-vous changer de poste ?
- Quels sont les points importants pour ce poste ? (ex. – idées à donner : salaire, équipe, nouveau défis, horaires, distance entre maison et cabinet médical). Remarque : cela permet de voir les attentes du candidat.
- Quelles tâches aimeriez-vous faire au cabinet médical ?
- Quelles tâches n’aimeriez-vous pas faire au cabinet médical ?
- Quelle sont vos forces et vos faiblesses ? Remarque : cette question a été tellement posée dans les entretiens d'embauches que le candidat a souvent une réponse déjà définie à l'avance.
- Quand pouvez-vous entrer en fonction dans notre cabinet médical ?
- Si je demande à vos collègues de me parler de vous, que diraient-ils ?
- Est-ce que vous vous définissez comme une personne extravertie ou introvertie ?
- Avez-vous des références (ex. anciens employeurs ou chefs) ?
Remarque : il est fortement recommandé de contacter par téléphone une référence comme un ancien employeur, surtout si le candidat est dans la short list finale.
- Si le candidat est un homme, abordez aussi le service militaire ou la protection civile à accomplir.
Questions comportementales
Les questions comportementales permettent notamment de tester les aspects concernant le leadership et le management, ainsi que la force de travail. C'est-à-dire en particulier comment le candidat devrait-il être géré (managé). Des questions possibles sont :
- Avez-vous déjà dû être d’accord avec une décision prise par votre chef mais qui selon vous n’était pas la bonne ? Quelles ont été les conséquences ?
- Expliquez des situations où vous avez dû vous absenter dans votre ancien travail et donnez les raisons. Comment l’équipe en place a-t-elle réagi pendant votre absence ?
- Quels sont vos projets pour le futur ?
Cette question permet de juger l’envie de se former ou de se spécialiser par exemple.
Questions situationnelles
Les situations situationnelles peuvent être intéressantes, mais la difficulté est que le/la candidat donne une réponse parfaite qui ne correspond pas à la réalité. Poser des questions ouvertes sans une réponse simple (ex. oui ou non) est conseillé. Un consultant RH peut aussi vous aider à trouver des questions situationnelles.
- S’il y a un conflit entre un client et un collègue du cabinet médical, par exemple un patient s’étant montré malpoli, allez-vous réagir ? Allez-vous privilégier plutôt le patient ou collègue ?
une autre question possible dans cette logique est :
- Comment gérez-vous la pression ou les situations stressantes ?
Questions techniques/scientifiques/compétences
- Quel logiciel de gestion du cabinet médical connaissez-vous ?
- Connaissez-vous la suite de Mircosoft (Word, Excel…), de Google (Drive avec Spreadsheets…) ou Notion ?
- Connaissez-vous d’autres langues ? Si oui, il est important si possible de tester en temps réel les connaissances du/de la candidat/e. Par exemple s’il faut tester un niveau d’anglais, posez des questions en anglais comme : Where do you live ? Where did you study ?...
- Avez-vous déjà pris soin ou géré des apprentis (si fait sens pour le cabinet) ? Si oui, avez-vous aimé cette fonction ?
- Qu'avez-vous fait l'année dernière pour améliorer vos connaissances ?
Test de personnalité
Avant l'entretient d'embauche, pendant (cela prend environ 10 minutes) ou après, vous pouvez faire passer un test de personnalité, en se rendant sur ce site gratuit : 16Personalities (https://www.16personalities.com/fr)
Salaire
- Quels sont vos prétentions salariales (exemple parle de limite inférieure ou supérieure) ?
Découvrez la page exclusive sur les salaires des assistantes médicales en Suisse en 2024 réalisée par Medpro.ch
- A ce moment, expliquez les questions salariales pour le nouveau poste (ex. nombre de semaines de vacances, salaire, 13ème salaire, prévoyance professionnelle, formation continue, participation éventuellement aux bénéfices, etc.).
Remarque : l'aspect salarial peut être abordé au 2ème entretien d'embauche, et pas au premier, même si aborder le salaire à la fin du 1er entretien a aussi ses avantages (clarifier la situation pour tout le monde).
Salutations finales
- Remercier du temps accordé et de la visite. Donner éventuellement un petit cadeau pour garder une bonne image. Rester toujours cordial.
- Informer sur la suite de la procédure (ex. 2ème entretien d'embauche), information dans un délais de x jours pour un éventuel 2ème entretien d'embauche ou si c'est le 2ème sur la décision finale. Dire que nous allons mettre un peu de temps avant de prendre une décision.
Aspects pratiques pour la réalisation de l’entretien d’embauche et autres informations utiles
Où réaliser l’entretien d’embauche ?
Le mieux est tout simplement au cabinet médical. Si possible dans une salle fermée ou sinon à la salle de pause. Informez le reste du personnel de ne pas venir déranger l’entretien pour garantir un certain calme et de la confidentialité. Faites en sorte que le candidat soit confortablement assis, donnez-lui par exemple un simple verre d’eau.
Comme mentionné ci-dessus, après la pandémie de Covid-19, les entretiens à distance (online) sont mieux valorisés et compris. Il peut être possible pour un premier tri, soit pour le premier entretien d'embauche, de le réaliser à distance par exemple avec Skype ou Zoom en utilisant bien sûr la vidéo et pas seulement le son.
Faut-il réaliser l’entretien d’embauche seul ou avec une autre personne ?
Pour éviter des biais comme des préjugés, il est fortement conseillé de réaliser l’entretien d’embauche avec une autre personne, cela peut être le pharmacien adjoint, une personne de confiance (ex. membre de la famille, ami proche) ou faire appel à un consultant RH. Si vous faites 2 entretiens d'embauches (lire ci-dessous) avec un même candidat, essayez de prendre une personne différente pour vous accompagner lors du 2ème entretien d'embauche.
Combien d’entretiens faut-il réaliser avec chaque candidat ?
Beaucoup de cabinets médicaux réalisent probablement un seul entretien avec chaque candidat et pas forcément deux ou plus. Pour information, des grandes sociétés de technologie comme Google réalisent parfois 10 ou plus entretiens d’embauche (interview) avec chaque candidat en testant de très nombreux paramètres. Il est vrai que Google recevait en tout cas à la fin des années 2010 chaque année plus d’un million de CV pour seulement quelques milliers de postes ouverts par année. Un cabinet médical n’a pas besoin de copier Google mais probablement réaliser 2 entretiens d’embauche est un nombre intéressant. Par exemple, si vous réalisez un entretien d’embauche avec 5 candidats, vous pouvez sélectionner les 2 meilleurs et convoquer ces 2 candidat(e)s pour un second entretien au cabinet médical.
Combien de temps dure un entretien d’embauche ?
Théoriquement, il faut compter entre 60 et 90 minutes pour le premier entretien d’embauche, en tout cas avec les candidats intéressants. Si comme médecin ou chef du personnel vous voyez très rapidement que le candidat n’a pas le niveau (ou vos principes), vous pouvez de façon diplomatique raccourcir l’entretien à une durée comprise entre 20 et 30 minutes.
Combien de candidats différents faut-il interroger ?
Il est difficile de citer un chiffre, mais souvent le chiffre de 3 candidats ou plus est mentionné. Il faut absolument éviter d'interroger seulement un candidat. Si c'est très difficile à pourvoir le poste, 2 candidats au minimum peut être acceptable.
Autres aspects à prendre en compte :
- Demander éventuellement un extrait de casier judiciaire ainsi que des poursuites.
- Demander des autorisations ou diplômes pour les candidats étrangers.
Entretien 30 jours après l'engagement (suivi)
Il est aussi conseillé, et même recommandé, d'effectuer un petit entretien environ 1 mois après l'engagement. Voici quelques questions à poser au nouvel employé :
- Jusqu'à maintenant, le travail correspond à ce que vous vous attendiez ?
- Y a-t-il des domaines spécifiques dans lesquels vous avez l'impression de bien faire ou qui nécessitent peut-être plus de formation ?
- Avez-vous l'impression d'avoir les informations, les outils et les ressources nécessaires pour bien réaliser votre travail ?
- Recevez-vous assez de feed-back notamment de votre chef ou leader ?
- Comment se passe l'intégration avec les autres membres de l'équipe ?
- Est-ce que vous vous sentez bien dans l'entreprise ou organisation en général ?
Si vous avez des remarques ou questions, n'hésitez pas à nous contacter.
Pour en simplifier la lecture, le masculin a été utilisé.
Article mis à jour le 26 novembre 2024 (Version 1.8). Par Xavier Gruffat (pharmacien, co-fondateur de Pharmapro Sàrl). Crédit photo : Adobe Stock